关于做好《2025级本科新生入学登记表》档案移交工作的通知

发布人：王雷发布时间：2025-10-29 动态浏览次数:10

各学院相关新生辅导员老师：

为进一步加强我校学生档案管理工作的规范化、科学化建设，确保新生入学登记表等重要学籍材料的完整性与安全性，根据《高等学校档案管理办法》及我校档案工作相关规定，现将《2025级新生入学登记表》移交归档工作有关事项通知如下：

一、移交范围

2025级全体新生入学时填写的《哈尔滨理工大学学生登记表》学籍材料。

二、移交要求

1、材料完整性：

《登记表》须为碳素笔手写原件，填写规范、字迹清晰，无缺页、破损或涂改，并加盖学院公章；公章要清晰、端正（见附件1）；学生照片要齐全。

2、分类整理：

《登记表》以班级为单位，按学号升序排列整理。每个班级前附一份名单封皮（封皮模版详见附件2），名单与实物顺序必须对应，名单右上角写上相应入馆编号 (详见附件3)；

3、移交时间

请于11月3日——11月7日移交至档案馆收集部，请各学院有关老师做好移交前的准备工作。由于学生材料数量较多，在送交材料时请学院派两名学生协助交接，并打印两份交接单（附件3内），签字后各自留存一份。

三、工作要求

1、责任落实

各学院辅导员为第一责任人，需指定专人负责校对、整理及移交工作，确保材料真实、准确、无遗漏。

2、协同配合

档案馆将提供移交指南及咨询支持（联系人：本部-刘老师86390338，荣成学院-王老师7591682），请各系部积极配合按时完成移交。

3、严格审核

档案馆将对移交材料进行逐一审核，对不符合要求的将退回补充，影响归档的学院需书面说明原因。

四、致谢与展望

新生入学登记表是学校档案资源的重要组成部分，也是学生成长轨迹的重要见证。感谢各学院及辅导员老师的辛勤付出与通力协作！档案馆将妥善妥善保管、高效利用这些材料，为学校人才培养和历史研究提供坚实支撑。

让我们携手努力，共同筑牢学生档案工作的基石！

附件：

档案馆

2025年10月29日